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不採用通知メールの例文と作成の注意点!(英語の例文付き)

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2019.07.04

不採用通知は求職者から“お祈りメール”と呼ばれており、なるべくなら受け取りたくないもの。
企業側としても、せっかく応募してくれた方に不採用の連絡をするのは気持ちの良いものではありません。

不採用通知って何を書いたらいいのか分からない
トラブルにならない不採用の伝え方を知りたい

など、不採用通知についてお困りではないですか?

こちらの記事では不採用通知のメリット・デメリット、不採用通知メールの例文などをご紹介します。

1.そもそも不採用通知は必要か?

そもそも不採用通知は必要か?

合格者にだけ通知をする企業、不採用者にも通知をする企業どちらもありますね。

なるべく手間は省きたいものですが、多くの企業では不採用者に対してもメールや書面で通知をしています

では、なぜ手間をかけてまで不採用通知を送るのでしょうか。
通知をする理由やメリット・デメリットから見ていきましょう。

【1】不採用通知をする理由

不採用通知をする理由はいくつかありますが、まずは、数ある企業の中から自社を選んでくれたことに対する感謝の意味があります。
業界にもよりますが、人手不足が長らく続いており、採用市場は以前よりも厳しい状況です。不採用であったにしろエントリーに対するお礼を伝えるということも重要なことですね。

続いて、リスクヘッジとしての意味です。
選考で不採用とした応募者はその後、お客様や取引先として関わることも十分考えられます
その時「選考後、何も連絡をしてこなかった会社だ」なんて悪印象を持たれてしまっては、損をしてしまう可能性もあります。

そして、不採用通知には応募者側への配慮という意味もあります。
特に中途採用等の場合は、時間的な制約もあるため受ける企業を絞ってエントリーしているという方もいるでしょう。
そんな中で面接後、何も通知が来なければ、合格か不合格かが分からず、その後の就職活動の進め方に影響が出てしまいます

不採用通知は単に“選考に通過しませんでした”ということを伝えるだけのものではありません。今回はご縁がありませんでしたが、今後、何かあったらよろしくお願いしますといった意味もあります。

これらのことを踏まえて不採用通知を送る企業が多いのです。

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【2】不採用通知するメリット・デメリット
不採用通知するメリット・デメリット

続いて、不採用通知をするメリット・デメリットを見てみましょう。

【メリット】

  • 今後、何かしらの接点があった際に良い方向に展開する可能性がある
  • 口コミサイト等の評価が上がると良い人材の呼び水になる

【デメリット】

  • 手間がかかる
  • 内容によってはトラブルに発展する可能性もある

不採用通知のメリット・デメリットには以上のようなものがあります。
メリット・デメリットに共通して言えることは「会社の評判に影響する」という点です。

近年では、働きやすさ等をテーマにした企業の口コミサイトが多数あり、就職活動や転職活動をしている方は必ずといっていいほど、これらのサイトをチェックしています

もし、不採用通知を送らなかったことで会社に対してネガティブなイメージを持てば、これらのサイトに不評を書き込むかもしれません
反対に、不採用とは言え誠実な対応をしていれば、ポジティブな口コミを書き込んでくれることもあるかもしれません

中小企業の場合、そもそも投稿数はそこまで多くはないので、たった一件の口コミがその後の採用活動を左右してしまうということもあります。

「会社の評判に影響する」というのが不採用通知を行うメリットであり、デメリットでもあるのです。

【3】人材紹介を利用している場合は要注意

基本的に不採用通知は行った方がいいですが、人材紹介会社を通して採用活動を行っている場合は注意が必要です。

ご存知の方もいると思いますが、多くの人材紹介会社では、企業と求職者が直接コンタクトを取ってはいけないというルールを設けています。

そのため、不要なトラブルを防止するためにも、事前に結果通知の方法について確認をとっておきましょう。

また、不採用通知を人材紹介会社に連絡する際は、できるだけ詳しく理由を伝えるようにしましょう。

人材紹介会社は、企業からの不採用理由等も参考にしながら、次の候補者を推薦します。
そのため、不採用の理由が曖昧だった場合、次回も同じように不採用になってしまう人材を紹介してくる可能性があります。

2.メール?電話?不採用通知は何でするべき?

メール?電話?不採用通知は何でするべき?

不採用通知の手段ですが、一昔前までは電話や書面での連絡が一般的でしたね。
今、20代の方たちはイメージできないかもしれませんが、ほんの10数年前までは郵送で合否の通知が届いていた時代もあったのです。

現在は選考結果の通知は電話、メールでの連絡が一般的です。
とは言え、電話で行うのは通過連絡や内定連絡で、不採用の場合はメールでの通知がほとんどです。

メールだけだと失礼になるのでは?
と心配される方もいますが、電話の場合は入れ違いになってしまうこともありますので、いつでも確認できるメール連絡がお互い都合が良いのです。

ただし、

  • 結果連絡が遅くなった(選考日から2週間以上たっている)
  • 何らかの事情により、選考中に迷惑をかけた

など、メールで済ませることによって、トラブルや悪印象につながってしまうと思われる時は、電話や書面で通達するほうが良い場合もあります。

状況を鑑みつつ、臨機応変に方法を考えましょう。

3.不採用通知メール作成の注意点

不採用通知メール作成の注意点

不採用通知をメールで行う場合に知っておきたいメール作成の注意点をご紹介します。

【1】タイトルが一目で結果通知だとわかるようになっているか?

メールで通知する場合、それが選考結果であることが一目で分かるようにしなくてはなりません。

就職活動や転職活動をされている方は、スカウトメールやメールマガジンなどが毎日、大量に送られてきます。
大量のメールに埋もれ、見落としてしまうようなタイトルだと、トラブルや悪い印象につながってしまう可能性もあります

下記の例のように分かりやすいタイトルを設定しましょう。

≪例≫

  • 件名:【選考結果のご連絡】株式会社○○
  • 件名:『△次選考結果のご通知』株式会社○○

上記のように、シンプルでわかりやすい文言に、隅付きカッコや二重カッコ等の記号を使い目に留まりやすいように工夫するとわかりやすい件名になります。

【2】宛名の省略はNG

メール冒頭の宛名は基本的に省略してはいけません
また、「貴殿」等の代名詞も好ましくありません

これらのメールは、事前にフォーマットを作っているという方が多いと思いますが、名前の省略や、代名詞の使用は“いかにもテンプレートです”という印象のメールになり親切ではありません。

同じテンプレートを使った不採用通知メールでも、応募者の名前を入れるだけで印象は大きく変わりますので、宛名の省略や代名詞などは控えましょう。

【3】文章は上から過ぎず、下から過ぎず

不採用通知の文章は、高圧的な文章だと不快感を与えてしまい、低姿勢過ぎると「不採用理由を教えて」、「なぜ不採用なのだ」という余計な問合せにつながってしまいます

後程ご紹介するサンプルを参考にしていただき、程よい内容にしましょう。

【4】「もしも」に備えた内容となっているか

不採用通知メールを作る際に、意外と意識し忘れてしまう部分として「もしも」に備えた内容になっていないということがあります。

今回の選考では縁がなかったとしても、またすぐに欠員が出るかもしれません。
また、内定者の辞退などで「やっぱり採用したい」となる可能性がありますす

一件の応募でも貴重なご時世ですので、「もしも」の時に連絡できるような形だとベストですよね。

そのため、インパクトの強い合格、不合格ではなく、

「今回はご希望するポジションが空いていなかった」
「ご希望に添えず申し訳ない」

というような表現をした方が良いでしょう。

また、個人情報の取り扱いについてシビアな時代ですので、会社の方針に従うべきですが、可能であれば、「個人情報の取り扱いに関する同意書」に“一定期間、書類を保管すること”、“選考について今後も連絡する可能性があること”等を盛り込んでおくと良いかもしれません

おすすめ記事:『求人募集に応募が来ない理由は?やってしまいがちな5つの原因と対策

4.不採用通知メールの例文

不採用通知メールのテンプレートは作っておくと何かと便利です。
ここでは、採用段階ごとに使える例文をいくつかご紹介します。

【1】書類選考、Web応募段階での例文

書類選考やWeb応募段階で不採用通知をする場合の例文。

≪例文1≫

件名:【書類選考結果のご連絡】株式会社○○

○○ ○○様

株式会社○○、採用担当△△と申します。

時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

さて、選考結果についてですが、慎重に検討していただいた結果、
誠に残念ながら今回は採用を見合わせて頂くこととなりました。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、あしからずご了承頂きたく存じます。

○○ ○○様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○
採用担当△△
住所:東京都******0-1-23
TEL:00-0000-0000/FAX:00-0000-0001
Mail:***@***co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーー

≪例文2≫

件名:【書類選考結果のご連絡】株式会社○○

○○ ○○様

株式会社○○の採用担当でございます。
この度は、数ある企業の中から弊社へご応募頂き誠にありがとうございました。

社内にて検討した結果、今回は貴意に沿いかねる結果となりました。
あしからずご了承くださいますようお願いいたします。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
今後のご活躍を心からお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○
採用担当△△
住所:東京都******0-1-23
TEL:00-0000-0000/FAX:00-0000-0001
Mail:***@***co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーー

【2】面接段階での例文

面接段階での不採用通知の例文です。
時間とお金をかけて自社へ足を運んでいただいたことへの感謝を必ずお伝えしましょう。

関連記事:「面接官の心得!面接のやり方から、見抜く質問、タブーな質問徹底解説

≪例文1≫

件名:【〇次選考結果のご連絡】株式会社○○

○○ ○○様

株式会社○○ 採用担当の△△と申します。

時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
先日は、お忙しい中ご足労頂きまして、誠にありがとうございました。

さて、面接の結果についてですが、社内にて慎重に検討いたしました結果、
誠に恐縮ながら今回はご縁がなかったものとして、あしからずご了承頂きたく存じます。

○○ ○○様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

尚、お預かりした履歴書等の書類は、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○
採用担当△△
住所:東京都******0-1-23
TEL:00-0000-0000/FAX:00-0000-0001
Mail:***@***co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーー

≪例文2≫

件名:【〇次選考結果のご連絡】株式会社○○

○○ ○○様

株式会社○○の採用担当でございます。
先日はお忙しい中、採用面接にお越しいただき誠にありがとうございました。

慎重に選考を進めた結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。

尚、お預かりした書類は弊社にて責任を持って破棄いたします。
末筆ですが、○○ ○○様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○
採用担当△△
住所:東京都******0-1-23
TEL:00-0000-0000/FAX:00-0000-0001
Mail:***@***co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーー

【3】汎用的な例文

選考の段階に関わらず使える例文をご紹介します。
下記はシンプルな文面ですので、必要に応じて肉付けして利用してください

≪例文≫

件名:【選考結果のご連絡】株式会社○○

○○ ○○様

株式会社○○の採用担当です。

この度は、当社選考にご応募いただき誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、誠に残念ながら採用を見送らせていただくことになりました。

尚、お預かりした書類は、弊社にて責任を持って破棄いたしますのでご了承ください。
末筆ながら今後より一層のご活躍をお祈りいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○○
採用担当 △△
住所:東京都******0-1-23
TEL:00-0000-0000/FAX:00-0000-0001
Mail:***@***co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーー

5.不採用通知メール英語での例文

留学生アルバイトや外国人労働者の登用も盛んになってきた昨今、英語での不採用通知を送ること機会もあるかもしれません
ここでは英語の不採用通知メールの例文と、不採用通知で使える表現をご紹介いたします。

≪例文≫

subject:Application to (会社名)

Dear Mr. (Ms.)○○(相手の名前)

Thank you for applying to ○○(会社名)
We would like to let you know the result.

After careful consideration, we regret to inform you that you have not been selected for this position.

We hope you will find your success on the other occasion.

+++++++++++
Taro Tanaka
Sample Co.,LTD
Tel: 0123-456-789
+++++++++++

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

(日本語訳)
件名:株式会社○○へエントリーの件

この度は株式会社○○に応募いただきありがとうございました。
先日の選考結果をお知らせいたします。

慎重に選考いたしましたが、今回は募集のポジションに選ばれなかったことをお伝えいたします。

貴殿のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

ここから不採用通知メールで使える英語の例文をいくつかご紹介しています。
状況に合わせて、利用してみてください。

英語:We had a lot of applicants beyond our imagination.
訳:我々の予想を上回る数のご応募を頂きました。

英語:Thank you for having our 1st exams of recruitment the other day.
訳:先日は、一時選考を受けて頂き、ありがとうございました。

英語:We would like to let you know the result.
訳:選考の結果についてお知らせいたします。

英語:It is hard to say you are not the person that we choose.
訳:誠に恐縮ですが、不採用とさせて頂きました。

英語:You are not the person that we choose. Thank you for your understanding.
訳:不採用となりましたこと、あしからずご了承ください。

英語:I am sorry to inform you that we have filled the position of Financial Director for which you recently applied.
訳:大変申し訳ございませんが、ご応募頂いた財務部長職はすでに埋まってしまいました。

6.不採用通知メールで理由の説明は必要か?

不採用通知メールで理由の説明は必要か?

不採用通知メールを作成する際に、不採用理由の記載について迷うこともあると思いますが、基本的に不採用の理由を明示する必要はありません

また、応募者から「今後の参考に理由を教えてほしい」などと言われても理由を説明することはあまりおすすめできません。

不採用となってしまった方が「理由を知りたい」と思うのは当然のことです。

しかし、不採用となる理由は“説明されたところで納得できない理由”であることがほとんどです。
ex.「スキルは問題ないけど暗い」、「なんとなく会社の雰囲気と合っていない」など。

どのような理由にしろ、伝えることによって得られるメリットよりも、デメリットの方が確実に多いため、

  • 「相対的に検討した結果です。」
  • 「不採用理由についてはお伝えしていません。」

など当たり障りのない回答をしておく方が無難です。

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7.もし「やっぱり、合格にしたい」と思った時はどうする?

もし「やっぱり、合格にしたい」と思った時はどうする?

内定者が辞退をしてしまった。
更に、退職者が出てしまった。
など、一度は不採用にしたけど、やっぱり、合格にしたい、内定を出したい、という事もあると思います。このような時、どうやって連絡を取ればよいのでしょうか。

前提として、一度は不採用にしているので、「やっぱり合格」と言われてすべての人が良く思うわけではないという点については理解をしておきましょう。

そのうえでポイントとなるのは、「なぜ、結果が変わったのか」という点をいかにして伝えるかという点です。

例えば、
内定者が辞退してしまったので、○○さんが合格になり連絡した」
「ご応募いただいた職種に欠員が出たので、○○さんを採用したく連絡した」
このような内容だと「都合の良いことを言っている」ような印象になり、連絡が来ても前向きに捉えづらくなってしまいます。

しかし、
「前回の面接の時点では、○○さんの△△な経験を発揮してもらえるポジションがなかったが、今後、△△な分野を伸ばしていくことになった為、連絡した。」
「前回の面接の時点では、□□に関する分野について検討していなかったが、○○さんの面接をしたことによって、会社として取り組んでいくことになった。
といった内容であれば、「自分の得意分野が生かせるのであれば話を聞いてみよう。」と検討してもらえる可能性も高まります。

このように、結果が覆った理由を、できるだけ応募者の経験や希望に合わせて、ポジティブな理由を伝えるという事が重要です。

不採用通知を出してしまった応募者に連絡する際の例文をご紹介します。

≪例文≫

件名:【○○職募集の件】株式会社○○
○○ ○○様

株式会社○○の採用担当です。
先日は、○○職募集にエントリーしていただき誠にありがとうございました。
その後、いかがお過ごしでしょうか。

本日は○○様ともう一度お会いし、お話をさせていただきたいと思いご連絡を差し上げました。
前回、お会いした時点では□□の分野について会社として取り組んでいく予定がなく、
誠に残念ながら不通過という連絡をさせていただきました。

今後、会社として○○様の□□な経験を生かしていただけるような事業の展開が決まり、
是非、お力を貸していただきたいと考えております。
もし、○○様が現在も就職活動を継続されているようでしたら、ご機会をいただきたく思います。

一度はこちらからお断りしたにも関わらず、このようなお願いとなり失礼とは存じますが、何卒、ご検討宜しくお願い致します。

ーーーーーーーーーーーーーーー
株式会社○○○
採用担当 △△
住所:東京都******0-1-23
TEL:00-0000-0000/FAX:00-0000-0001
Mail:***@***co.jp
ーーーーーーーーーーーーーーー

8.書類選考、面接、内定の平均的な通過率

書類選考、面接、内定の平均的な通過率

応募はあるけど書類選考で全員NG
最終面接での不採用が多い
など、歩留まりでお悩みはありませんか?

採用選考の過程で、不採用者が出てしまうのは当然のこと。
しかし、あまりにも歩留まりが悪い場合は採用活動の見直しが必要かもしれません。

ここでは平均的な通過率をご紹介しています。
参考にご覧ください。

【1】書類選考の平均的な通過率

書類選考の通過率は、平均的には30%~50%程度と言われています。
年齢や経歴、応募する職種によっても異なりますが、営業や接客業など人間性も重視される職種は書類選考の通過率は高めになる傾向があります。

【2】面接の平均的な通過率

面接での通過率は一般的に30%~40%程度と言われています。
飲食などの慢性的な人手不足業界では、平均的に通過率が高くなります。

【3】最終面接での平均的な内定率

平均的な内定率は50%程度です。
一般的に、内定辞退はどうしても出るので、辞退を想定し他の段階より通過率が高くなる傾向にあります。

いかがでしょうか。
書類が送られてきても、会う気にもならない。
最終面接を受けさせても内定がほぼ出せない。
といったように、歩留まりに課題がある場合は、求人方法自体を見直すことが必要かもしれません。

9.通過率が悪いようなら求人媒体や打ち出し方の見直しを考えよう!

この記事では不採用メールを送る際の注意点や例文について詳しく紹介してきました。
とはいえ、不採用メールをあまり送らないような採用活動をすることも重要です。

最後にご紹介した歩留まりの例を参考にしていただき、平均よりも通過率が良くないという場合は求人方法自体の見直しも必要かもしれません。

弊社は、リクルート求人広告代理店で東京、大阪、福岡、名古屋を中心に事業を展開しております。

豊富な実績から得たノウハウにより、効果の出づらいエリアや職種についても効果的な採用活動となるようにご提案をさせていただいております。

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