【バックレを防止するには？】応募者が面接をドタキャンする理由と対策

【バックレを防止するには？】応募者が面接をドタキャンする理由と対策

こんにちは。リクルートの求人広告代理店「株式会社yell(エール）」ライターチームです。

採用に関わる業務を担当している方であれば、

「応募者が直前になって日程変更を申し出てきた」
「面接時間になっても現れず、無断辞退をされた」

こんな経験も珍しくないと思います。

正社員採用、アルバイト採用に問わず、面接のドタキャン・バックレをする応募者は後を絶ちません。

ドタキャン・バックレは採用につながらないだけではなく、面接のために確保した時間も無駄になってしまいますよね。

この記事では、応募者がドタキャン・バックレをする理由とそれを防止する対策について解説しています。
応募辞退が多い場合にも使える知識なので、事前に確認しておきましょう。

1.時間になっても応募者が来ない…。ドタキャン・バックレの実態

多くの採用担当者様は、忙しい中、時間を作り応募者の面接をしていると思います。
未来の社員を迎え入れるため、責任を持って対応に当たっている方も多いでしょう。

しかし、そんな思いを踏みにじる応募者のドタキャン・バックレは、採用活動を行う多くの企業が頭を抱える問題となっています。

【1】約9割の企業が面接前のキャンセルを経験

「エン・ジャパン株式会社」が行ったアンケート調査によると、面接前の辞退（ドタキャン）を経験したことがある企業は92％にも及んでいます。
つまり、面接前の辞退は「多くの企業が共通して悩んでいる問題である」ということです。

出典：人事のミカタ「採用活動の天敵！面接ドタキャン撲滅大作戦」

もちろん、面接前の辞退であっても、

など、事前に連絡があれば問題はありません。

また、

などの理由であれば、応募者の意向によっては日程を調整しなおすこともできるでしょう。

しかし、応募者からの連絡がないドタキャン・バックレは、時間が無駄になるだけでなく、辞退理由もわからず対応に困ってしまいます。

【2】面接当日のドタキャン・バックレ経験者は約1割

では、面接当日のドタキャン・バックレをする応募者は、いったいどのように考えているのでしょうか？

出典：人事のミカタ「人事が困る！面接のドタキャン・すっぽかしの経験者は12％！」

同じく「エン・ジャパン株式会社」が実施したアンケート調査によると、求職者の12％が面接日当日の辞退（ドタキャン）をしたことがあると回答しています。

もう少し多そうな気もしますが…、いずれにしても10人に1人が面接当日にドタキャン・バックレをするとなると、企業側からすると困った問題であることに変わりありません。

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2.応募者がドタキャン・バックレをする理由

一口に応募者のドタキャン・バックレといっても、その理由は様々です。
「体調不良」や「急に都合がつかなくなった」などのやむを得ない理由で辞退する場合もあれば、「面接を受けるのが面倒になった」という身勝手な理由で辞退をする求職者もいます。

具体的な解決策を考える前に、まずは応募者がドタキャン・バックレをする理由を把握しましょう。

【1】応募後に検討し直して『やっぱり辞めた』

求職者は求人募集に応募してからも、いろいろなことを考えています。
意欲の高い求職者であれば、面接までの間に企業研究をしていることも多いです。

そのため、応募後に、

「求人内容を見直したら希望と異なるように感じた」
「調べていく中でネット上の評判が良くなかった」
「面接までの間に他社から内定が出た、行きたい企業を見つけた」

など、気持ちに変化が生じ、ドタキャンやバックレをしてしまうことがあります。

【2】応募時、前回接触時の企業対応が悪かった

応募・面接に関する連絡や面接の印象が悪かった場合、ドタキャン・バックレの原因になってしまうことがあります。

人事や採用担当者からすると、いつもの応募者対応かもしれませんが、応募者からするとそれが企業との初めてのコミュニケーションとなります。
当然ですが、その対応が悪いと求職者の中で志望度は下がってしまいます。

まず企業側が誠意ある対応を心掛けなくては、求職者から誠意ある対応を引き出すことができません。
ドタキャン・バックレを引き起こさないためにも、改めて対応方法を確認してください。

【3】申し訳ない気持ちはあったけど、連絡できなかった

求職者がドタキャン・バックレをする理由として、単純に“連絡することができなかった”というケースもあります。

「辞退することは決めていたが、なんと言えばいいのかわからなかった」
「どこか気まずい思いがあって、連絡ができなかった」

など、申し訳ない気持ちを感じているがゆえに、連絡をできない求職者も多いです。

企業側からすると、ドタキャン・バックレはとても迷惑な行為であり、怒りたくなってしまう気持ちもわかります。
しかし、ここで不誠実な対応をしてしまっては、企業イメージが傷ついてしまうかもしれません。

ドタキャン・バックレがあった場合「マナーがなってない！」と決めつけてしまうのではなく、

といった内容でメールや電話を行うのも、貴重な応募者を逃さないための方法としては有効です。

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3.ドタキャン・バックレを防止しよう！すぐにできる3つの対策

求人掲載をして応募があっても、選考・面接中に辞退されてしまっては、採用に結び付けることはできません。
ここでは、面接前のドタキャン・バックレを防止するために、今すぐできる3つの対策をご紹介します。

ちょっとした工夫で、求職者との連絡率・面接率を上げることができるので確認し、取り入れてみましょう。

【1】応募者対応はスピード勝負

応募者対応はとにかくスピードが重要です。
応募からのファーストコンタクトが早ければ早いほど連絡率・面接率は高くなります。

アルバイトやパート採用の場合、日程が合うようなら応募当日に面接を実施するくらいのスピード感が必要です。

なるべく早く連絡を返す、面接をすぐに実施するなど、求職者の気持ちが変わらないうちに対応を進めることで、ドタキャン・バックレを防止することができます。

【2】「応募者様は神様？」徹底的に丁寧な対応を心がけよう！

応募者対応は、徹底して丁寧な対応を心がけましょう。
何気なく対応をしていると、知らず知らずのうちに悪い印象を与えてしまう可能性があります。

「日程調整の電話をした際、電話の後ろから“大声で雑談する様子”が聞こえてきた」
「企業から来たメールが、ビジネスマナーを欠いたものだった」

このような些細な事でも、応募者の意欲は下がってしまいます。
「ここで働いてみたい」と思われるような、丁寧な対応を心がけましょう。

【3】ドタキャン・バックレを防ぐための連絡方法の見直し

ドタキャン・バックレを防ぐためには、求職者との連絡方法の見直しも必要です。

例えば、面接の日程調整を行う際、
まずは、履歴が残り、返信もしやすいメールで企業側から候補日を提示し、
返信がないようであれば電話で連絡をする。

というように、求職者目線で連絡の取りやすさを考えるようにすると、ドタキャン・バックレを減らすことができるかもしれません。

また、自分の知らない電話番号からの着信は、出ないという方も増えてきています。

電話をしたけど出なかったという場合でも「応募を受けて連絡したこと、面接の日程調整をしたいこと」を留守番電話に残したり、メールアドレスがわかれば「日程調整の件で、先ほど03-○○○○から着信を残しました」とメールを送ったりと、次の連絡につながるような工夫をしましょう。

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4.中・長期的に取り組む！応募者から選ばれる採用活動の地盤づくり

そもそも、応募者から見て魅力的な企業や人気の企業であればドタキャン・バックレというものも多くは発生しないはずです。

目の前のドタキャン・バックレを防ぐことも大事ですが、中長期的に採用力向上に努めるアクションも必要となります。

続いては、応募者から選ばれる企業となるために必要な“採用活動の基盤づくり”についてご紹介します。

【1】採用担当以外の活躍も重要！スクラム採用を実践

採用担当者がどれだけ良い対応をしても、

• 来社した時に部屋が汚い
• 社員の挨拶がない
• 応募の電話を取り次いだ人の対応が悪い

というようなことがあると求職者は悪印象を持ってしまいます。
そのため、魅力的な会社となるためには、採用担当者だけではなく、その他の社員の意識変化や・協力も必要になります。

そこで、近年注目されているのが「スクラム採用」という考え方です。

スクラム採用とは、ラグビーのスクラムちなみ、採用担当だけではなく全社一丸となって採用活動を行う体制の事を言います。

たとえば、

• 面接に来社した人を見かけた際は挨拶を徹底してもらう
• 知り合いで仕事を探している人がいたら紹介してもらう
• 説明会等で登壇してもらい、魅力を語ってもらう

など、簡単に取り組めることもあります。

採用目標をというのは、人事部・採用担当者ではなく、企業が一丸となって達成すべき目標です。
共通の目的のために社員全員が協力する“スクラム採用”の体制づくりを心がけましょう。

【2】面接に来させるブランディング

今、少子化などの社会的問題によって、求人業界は売り手市場が続いています。
そのため、求職者が「応募をしたい」と思うような魅力づくりや情報発信を行い、“採用ブランディング”を進めていくことが非常に重要です。

特に、知名度の低い中小企業は、採用ブランディングを意識的に行っていないと、求職者から“企業の顔”が見えません。

• どんな事業を行い、業務の内容はなにか
• 企業として何を意識し、目指しているのか
• どんな人が働いているのか

これらの情報を伝えるためにターゲティングを行い、採用したい人材像に向けた情報を発信しましょう。

そうすることで、応募数が増えるだけでなく、志望度を上げることで連絡率・面接率も高くなります。

【3】自社採用サイトの設置

求職者の80％以上が、気になる企業に応募する前に“採用サイト”を閲覧していることをご存知でしょうか？

採用サイトとは、会社のホームページや求人サイトとは違い、採用関連の情報発信を目的として作られる専用のサイトの事です。

求人サイトだけでは、文字数や写真数に制限があり、十分な訴求ができません。
そんな時に、自由度の高い採用サイトを作っておくことで、志望度の高い求職者の情報収集や志望意欲向上の後押しをしてくれます。

特に、中小企業の場合、“名前を聞いたことがない”という事自体が、ドタキャンやバックレ等の理由になることもあります。
しかし、社名を検索した際に丁寧に作られた採用ページがあれば “安心感”が生まれ、応募後の辞退だけではなく、応募そのものを増やす効果も期待できます。

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5.求人広告トップ営業が教える、ドタキャン・バックレを減らす裏ワザ

この記事を書く、株式会社yellはリクルート求人広告の代理店です。
そのため、日々多くの採用課題と向き合い得た、様々な採用ノウハウを持っています。

その中でも、トップ営業として活躍している採用プランナーが実践している、ドタキャン・バックレを減らす裏ワザをご紹介します！

【1】応募者の手間を省いて来社率を上げる

面接当日のドタキャン・バックレ防ぐためには、まず応募者に「面倒くさい」という感情をなるべく抱かせないようにすることが大切です。

例えば、以下のような対策を行うと応募者の手間が省け、面接の来社率を向上することができます。

• 面接場所の最寄り駅、地図を教える

  訪れたことのない場所に行く時には、最寄り駅や道のりを調べますよね。
  これは簡単なように思えて以外に手間がかかるため、応募者が「面倒くさい」と思う原因になってしまいます。

  あらかじめ、面接日が確定した時に、面接場所の最寄り駅や地図、道のりをわかりやすく提示しておきましょう。
  GoogleマップのURLなどをメールに記載するのも、非常に効果的です。

• 日程変更の簡略化

  万が一、日程変更が必要になった場合に、「言いづらい、連絡するのが面倒くさい」と考えバックレやドタキャンをしてしまう応募者は多いです。

  それに備えて「日程変更はこちらから」のように、日程変更を簡単に申請できるように整えることで、応募辞退を減らすことができます。
  事前にメールなどで応募者に共有をしておきましょう。

• 面接の前に日程確認の連絡を入れる

  面接の日時が近づいてきたら、応募者に対して必ず事前連絡をしてください。
  ドタキャン・バックレをする応募者は、前日、当日だとすでに”行かない”と心に決めていることが多いので、2～3日前がベストです。

• 応募手段をLINEなど、身近なものにする

  応募者にとって、連絡をするために求人サイトのメッセージ管理画面を開いたり、メールアドレスを使ってメールを送ったりするのはなかなか面倒な作業です。

  そのため、応募・連絡手段をLINEなどのより身近なものにすると、連絡率・面接率の向上を図ることができます。

これらは主に初回接触から、面接来社までのフローで使う事で効果が期待できます。
参考にしてみてください。

【2】ドタキャン・バックレをするハードルを上げて来社率を上げる

応募者に対して、

• 面接は重要なもの
• 貴重な時間を使って行うもの

だと認識させると、ドタキャン・バックレのハードルを上げることができ、来社率を上げることができる可能性があります。

例えば、面接日程の確定を伝えるメールで、

など、“わざわざ、役職者が時間を空けて待っている”という事を伝えることで、
辞退することに「罪悪感」が生まれ、とりあえず行ってみようと思わせることができます。

また、電話で日程調節を行った際、

と、相手の希望を聞き“わざわざ、あなたの為に飲み物を用意します”という事を伝える事で、同様の効果を期待することもできます。

とは言え、押しつけがましい印象になってしまっては、意味がありませんので、伝え方は慎重に取り入れてみましょう。

【3】会社近くの見どころや観光スポットなどロケーションを紹介する

アルバイト・パートの条件として、働きやすさや条件だけでなく、ロケーション（場所）も重視する応募者は多いです。

メールなどで会社周辺の見どころ・観光スポットなどを伝えることで、「面接終わった後に寄ってみようかな」という別の動機も作ることができ、来社率を向上させることができます。

例えば、

このように、住所と合わせて記載すると、取り入れやすいのではないでしょうか。

景色のいい場所などは、面接前の緊張をほぐす役割も買ってくれるので、身近なところに適したスポットがあれば紹介してみてください。

【4】予算を確保して交通費支給やQuoカード支給などで来てもらう

予算はかかってしまいますが、

• 面接来社でQuoカードプレゼント！
• 交通費支給

など、金銭的なメリットを与えると、来社率が向上する可能性があります。
近年の採用難で、このような対策を行っている企業も増えています。

もちろん、慎重に検討するべきですが、ドタキャンやバックレでどうしても困っているといった場合には、取り入れてみても良いのではないでしょうか。

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6.ドタキャン・バックレは工夫で改善！来社率を上げて採用成功！

ドタキャン・バックレを防止するためには、応募者が「面倒くさい、嫌だな」と思ってしまう要因を、先回りして解消しておくことが重要です。

また、辞退する要因を取り除くと同時に、面接に来ることのメリットをこちら側から提供できれば、応募者も気持ちよく来社をしてくれるはずです。

「面接前に辞退をされることが多い」
「当日の無断辞退に困っている」

など、採用にお困りの際は、豊富な採用実績とノウハウで支援いたしますので『リクルート求人広告代理店　株式会社yell（エール）』まで、是非、お問い合わせください！

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