秘書へ転職するためのポイントは?求められるスキルも詳しく解説

秘書へ転職するためのポイントは?求められるスキルも詳しく解説

立場のある人をサポートする秘書の仕事は、華やかなイメージがあるかもしれません。秘書を目指し、転職を考えている人もいるでしょう。しかし、秘書の詳しい仕事内容を理解していない人もいるのではないでしょうか。

多くの業務をこなさなくてはならない秘書の仕事は、イメージよりもずっとハードです。

そこで今回は、秘書の仕事内容や未経験から転職する方をご紹介していきます。

この記事でわかること
  • 秘書の仕事内容
  • 秘書に必要とされるスキル
  • 未経験から秘書になるためのポイント

さらに、秘書を目指すために活用したいおすすめの転職エージェントもご紹介します。この記事を参考に、秘書への転職する方法を探ってみましょう。

まずは理解しておこう!秘書の基本知識

文房具

秘書は役職のある人のサポートを担当する仕事

企業の経営陣や管理職など、重要な役職についている人のサポートを担当するのが、秘書の主な仕事です。

 特定の個人についてサポートをするケースが多く、職種や上司により、秘書の仕事内容や範囲は変動します。

基本業務に加えて、上司に合わせた業務が発生するのが、秘書の仕事の特徴です。

上司が働きやすい環境を整えることが、秘書の役割です。

秘書の呼び方は勤務先によって変わる

秘書がつくポストには、企業の経営陣や政治家、医師、弁護士といったものが挙げられます。それにより、企業秘書、議員秘書、医療秘書など、秘書の種類もさまざまです。

 同じ会社の中でも、社長秘書や役員秘書と、役職の高い人の秘書になるほど、高いレベルが求められるでしょう。

また、法律秘書や医療秘書、議員秘書などは、秘書としての技量だけではなく、その業界の専門知識が必要になることもあり、より難易度が高くなります。

秘書の主な仕事内容

スケジュール帳

上司のスケジュール管理

上司のスケジュール管理は、秘書の重要な仕事のひとつです。役職者である多忙な上司が効率的に仕事をこなせるよう、1日のスケジュールを立てて管理します。

会合や出張のためのレストランの予約や交通・宿泊先の手配などを行うのも秘書の役目です。

スケジュールの種類によっては、社内外の人と交渉しなければならないような場面もあるでしょう。

電話・メール・手紙・挨拶状への対応

キーボードを打つ人

上司にかかってきた電話にも秘書が対応し、重要度や緊急度を判断したうえで、必要な場合にのみ取次を行います。

 取次できるかどうかを判断するために、常にスケジュールを把握しておく必要性があります。

また、上司に届くメールや手紙、挨拶状を処理するのも、秘書の役目です。必要に応じて返信をしたり、内容を整理して上司に報告したりします。

来客があったときに、案内やお茶出しをすることもあるでしょう。同伴して議事録を作成する、代わりに対応するといったこともあるかもしれません。

対応が不適切だった場合には、業務に支障が出ることもあるため、気を抜くことはできません。

資料・文書作成

会議で必要な書類を集める仕事で使うさまざまな書類を作成するのも、秘書の仕事のひとつでしょう。資料作成のためのパソコンスキルも必要です。

 書類の管理も重要な仕事です。必要かどうかを判断し、すぐ出せるようにリスト化したりファイリングしたりして、整理しておかなくてはなりません。

役職の取り扱う書類は、重要なものがほとんどです。

誤って紛失したり破棄したりすると大変なことにもなりかねないため、慎重な判断が求められるでしょう。

ブレーンとしての役割を求められるケースもある

パソコンと資料

いつも近くにいて仕事内容を把握しているため、秘書は役職者にとって気軽に相談しやすい立場です。庶務的な業務に加えて、ブレーンとしての役割を求められるケースもあるかもしれません。

 意見を求められたらすぐに答えられるよう、携わる業界の動向はきちんと把握しておく必要があります。

新聞やニュースサイトをチェックして、必要な情報をピックアップするなどといった、常日頃からの情報収集が大切です。

秘書に転職するメリットは?

文房具と花

役職のある人と信頼関係を築くことができる

上司の業務を常にサポートする秘書は、上司の考え方や習慣を把握する存在です。適切なサポートを提供することで、上司との信頼関係を築くことにつながるでしょう。

サポート歴が長くなればなるほど、秘書にしかない信頼関係を構築できるはずです。

ビジネスの第一線で働く人のそばでサポートできる

打ち合わせをする人

秘書がつくポストに立つ人は、業界の第一線で活躍している存在でしょう。

 そんなビジネスの最前線の様子を肌で感じながらサポートすることができるのは、秘書という役職の大きなメリットです。

今後の業界の展開を、事前に把握することもできるかもしれません。

他社や他業界と交流することができる

役職者は他社や他業界と交流する場面もたくさんあります。秘書も同行し、上司のサポート役を任されることもあるでしょう。

 顔を合わせる人たちの顔と名前、所属などを把握し、即座に伝えられるようにしておくのも、秘書の役割です。

交流するのは、他社や他業界の重要ポストにいる人がほとんどです。

重要ポストにつく人々と顔を合わせたり言葉を交わしたりする機会があるのは、秘書の仕事ならではの特権でしょう。

秘書への転職で求められるスキルは?

パソコンとノート

ビジネスマナーと事務処理スキル

上司に代わり社外の人と接する機会の多い秘書にとって、ビジネスマナーは必須スキルのひとつです。

 常日頃から身だしなみを整え、清潔感を意識するのはもちろん、あいさつや振る舞いにも注意を払う必要があります。

また、書類や文書の作成のため、パソコンの事務処理スキルや文章力も必須です。

たくさんの仕事をスムーズにミスなくこなすためにも、高いパソコンスキルが求められるでしょう。

コミュニケーション能力

打ち合わせをする人

上司や周囲とのやり取りの多い秘書は、コミュニケーション能力も重要です。常日頃から周囲とコミュニケーションをとり、業務がスムーズに進むよう図らなければなりません。

 人当たりの良さや穏やかさなど、話しやすい雰囲気を持っていることが大切です。

もちろん相性もありますが、コミュニケーションスキルが高いほど、上司との信頼関係が築きやすくなるでしょう。

秘書の仕事を通して、漏洩できない情報を知りえることもあります。コミュニケーション能力が高くてもおしゃべりな人には不向きです。

会社によっては語学力も必要

外資系企業やグローバル展開している企業の場合、語学力が求められることもあります。外国語でのメールや電話のやり取り、来客への対応などをこなす必要があるかもしれません。

 通訳や翻訳もできる高いレベルの語学力があれば、さらに活躍の幅が広がるでしょう。

語学力を持っていれば、高い年収が得られるハイクラス企業で秘書として活躍できる可能性も高まります。

マルチタスク能力

書籍

秘書の仕事は、同時にある複数のタスクを、優先順位をつけながらこなしていく必要があります。

ときにはイレギュラーで入ってくる上司のサポートをこなしながら基本業務もこなしていく、マルチタスク能力がなくては務まらない仕事です。

 優先順位をつける判断力とてきぱきと仕事を片付ける事務処理能力が必要になります。

ひとつの仕事に時間をかけるのではなく、限られた時間の中で無駄のない仕事ができる人は、秘書の適性が高いでしょう。

情報収集能力

上司に聞かれたことをすぐに答えられるよう、秘書は情報通でないとなりません。

知らないことはすぐに調べる、マニュアルはすぐに確認できるようにする、毎日情報収集を欠かさないなど、情報収集能力を高める必要があります。

 忙しい上司の代わりに情報収集するといった心構えでいるといいでしょう。

最近は海外に事業を展開している企業もたくさん。語学力に加え、海外の情報も積極的に取り入れる姿勢も求められるかもしれません。

ホスピタリティ

タブレットを操作する人

仕事の幅が広い秘書の仕事ですが、すべての仕事は上司のサポートに直結するものです。

 先のことを考えて行動したり、細やかな気遣いができたりするホスピタリティがあると、重宝されるでしょう。

言われたことだけするという受け身の姿勢ではなく、自発的に考えて行動する姿勢が大切です。

秘書への転職でとっておきたい資格

秘書への転職でとっておきたい資格

秘書になるために、特別な資格はありません。ただ、秘書の業務に関連する資格を取得しておくことで、転職には有利に働きます。

秘書への転職でとっておきたい資格は以下のとおりです。

秘書への転職でとっておきたい資格
  • 秘書検定
  • CBS検定
  • ビジネス実務マナー検定
  • TOEIC/TOEFL

  • PCスキルが証明できる資格

ひとつずつ、みていきましょう。

秘書検定

秘書の仕事に関わってくる資格のひとつに秘書検定があります(正式名:秘書技能検定試験)。秘書検定は、公益財団法人実務技能検定協会が実施している民間資格です。

主に、一般知識や職務知識、接客、マナーでのスキルが問われます。受験級、料金、合格率は以下のとおりです。

受験級 受験料(税込) 合格率
3級 2,800円 52.5%
2級 4,100円 48.9%
準1級 5,300円 44.1%
1級 6,500円 25.3%

3級~準1級はマークと記述式。1級はすべて記述問題です。

CBS検定

外資系企業の秘書を目指すなら、CBS検定の取得をおすすめします。CBSはCertified Bilingual Secretaryの略です。

 CBS検定試験は、実務処理能力や日本語と英語を使ったコミュニケーション能力、人間性の面においても優れた人材育成を目的にした検定試験です。

秘書として、日本語だけでなく英語での実務処理能力が求められるため、外資系企業へ秘書として転職したい方には有効の資格と言えるでしょう。

CBS資格を取得するためには、プライマリー試験とファイナル試験での合格が必要です。CBS検定の詳細情報は以下のとおりです。

試験名 試験項目 受験料(税込)
プライマリー試験 ビジネス実務やビジネス英語(合計120分) 9,980円
ファイナル試験 オフィス業務管理(90分)、秘書実務(160分)、経営管理(90分)、個人面接(英語にて10分) 20,000円

プライマリー試験の合格率は50~70%程度。ファイナル試験の合格率は20~30%程度と言われています。

ビジネス実務マナー検定

秘書に関連する検定として、ビジネス実務マナー検定があります。こちらは、ビジネスパーソンとして習得すべきビジネスの能力を問う民間の検定です。

秘書にとって、ビジネスパーソンとしてのマナーや判断力、会話力は上司の評価に直結します。ビジネス実務マナー検定を取得していれば、秘書の転職にプラスに働くでしょう。

ビジネス実務マナー検定の詳細は以下のとおりです。

受験級 受験料(税込) 合格率
3級 2,800円 63.2%
2級 4,100円 58.7%
1級 6,500円 38.2%

秘書はビジネスマナーを完璧にこなすスキルが求められるため、ビジネス実務マナー検定から学べることは多いでしょう。

TOEIC/TOEFL

秘書は、英語での電話応対や外国のお客様の対応など業務において英語力が必要になるケースがあります。秘書を目指す場合は、英語のスキルがあると高く評価されるでしょう。

英語のスキルを証明するにはTOEICやTOEFLなどがあります。これらの資格を持っていると、秘書としての活躍の場が広がるかもしれません。

 外資系企業であれば、TOEICで高い点数を取得してないと、秘書になれない可能性があります。

PCスキルが証明できる資格

秘書の仕事を行う上で、一般的なPCスキルは持っていた方が良いです。PCスキルを証明する資格としては、ワープロ検定やMOS(Microsoft Office Specialist)がおすすめです。

秘書は書類や文書の作成のために、高いPCスキルと文章力が必須です。

未経験から秘書への転職を成功させるポイント

未経験から秘書を目指すためには、どんなポイントを押さえておくのがいいのでしょうか。ここでは、未経験から秘書を目指す際に意識しておきたいポイントについて解説していきます。

ポイント①秘書になるルートを理解する

指を立てる人

はじめから秘書という役職に就く人は多くはありません。通常は別の部署で経験を積み、秘書として適性があると判断され異動するというのが基本のルートでしょう。

 秘書は役職者のサポートをするため、社内の業務や文化を理解している必要があるのが、最初から秘書として採用されにくい理由です。

また、役職者としても、優秀な人だと判断できないと、秘書という重要な仕事を任せることができないでしょう。

秘書の仕事は重要度が高く、誰でもできる仕事ではありません。

ポイント②秘書だけにこだわらない

未経験から秘書として採用される人は少ないため、秘書だけにこだわって転職活動していると、なかなか内定に結びつけることはできないでしょう。

 別の部署で経験を積んから秘書になるというオーソドックスな流れを理解したうえで、転職活動に臨みましょう。

他の部署での仕事が秘書としての基礎になる可能性も充分にあり得ます。よって、できるだけ広い視野で転職活動を進めることが大切です。

ポイント③資格や検定は必須ではない

書籍とノート

秘書を目指すにあたり、秘書検定や国際秘書検定などの資格取得を検討する人もいるかもしれませんが、秘書にマストな資格は基本的にありません

普段の仕事の精度を高めることが、秘書への近道になるでしょう。

 ただし、ビジネスマナーの理解や秘書としての基本的な知識を習得する意味でも、勉強は無駄にはならないでしょう。

秘書としての業務に関わらない場合でも、秘書で必要なスキルはさまざまな業務において役立つはずです。

秘書を目指すなら転職エージェントの活用がおすすめ

秘書を目指して転職するなら転職エージェントを活用するのが良いでしょう。ここでは、転職エージェントをおすすめする理由について紹介します。

非公開求人もあり、扱う求人数が多い

話し合う女性

中小企業でも秘書を用意しているところもありますが、秘書という役職があるのは、比較的規模の大きな企業です。

 転職エージェントは、転職サイトでは検索できない非公開求人も抱えているのが特徴。非公開求人の中には、採用数の少ない大手企業も含まれています。

希望に合う大手企業の求人を見つけるためには、転職エージェントは欠かせません。

専任のコンサルタントが無料でサポートしてくれる

転職エージェントは、基本的にコンサルタントと呼ばれる担当者がつき、求人の提案から応募書類の添削、面接対策など、転職活動のすべてをサポートしてくれるサービスです。

 給与や入社日の交渉など、交渉しづらいことまでコンサルタントが代行してくれます。

気軽に相談できる相手がいることは、不安の多い転職活動の安心材料になるはずです。

秘書になりたいという希望を伝えたうえで、最善の方法をコンサルタントと模索してみましょう。

秘書を目指す人におすすめの転職エージェント4選

リクルートエージェント

リクルートエージェント

おすすめポイント
  • 業界最大級の非公開求人を多数保有
  • 業界を熟知した経験豊富なキャリアアドバイザー
  • 転職サポートが充実

株式会社リクルートが運営するリクルートエージェントは、業界最大級の求人数を保有する転職エージェントです。公開求人数よりも、一般の求人サイトに掲載されない非公開求人数の方が上回っています。

 求人数が多いということは、希望に合った求人が見つかる可能性の高さにつながります。

サポートしてくれるのは、経験豊富なキャリアアドバイザーです。応募書類の添削や面接対策にも対応しており、安心して転職活動を進めることができるでしょう。

独自分析した業界・企業情報を提供してくれるのも、リクルートエージェントを活用するメリットです。

運営会社 株式会社リクルート
主なサービス(機能)
  • 求人検索
  • エージェントサービス
  • 転職サポートツール
公開求人数※2022年1月27日時点 159,151件
対応エリア 全国

出典:リクルートエージェント

マイナビエージェント

マイナビエージェント

おすすめポイント
  • サポート体制が充実している
  • 豊富な非公開求人を保有
  • 転職実現に向けた模擬面接を実施

マイナビエージェントは、応募先に合わせて書類作成や面接対策などのサポートを受けられる転職エージェントです。

 各業界・職種に精通したキャリアアドバイザーがチームとなって転職活動をサポートしてくれます。

また、社風や社内の雰囲気、人間関係など求人には載っていないリアルな情報も伝えてくれるため、ミスマッチも防ぐことができるでしょう。

条件面での交渉や入社日の調整なども代行してくれますよ。

運営会社 株式会社マイナビ
主なサービス(機能)
  • 求人検索
  • エージェントサービス
  • 応募書類の添削
公開求人数※2022年1月28日時点 34,510件
対応エリア 全国

出典:マイナビエージェント

doda

doda

おすすめポイント
  • 転職サイトとしても転職エージェントとしても活用できる
  • 年収検索や適性検査などの転職サポートツールも充実
  • スカウトサービスもある

dodaは、転職サイトと転職エージェント、両方の機能があります。

公開求人数もたくさん保有していますが、非公開求人までチェックしたいなら、会員登録によりエージェントサービスの利用が必須です。

 専任のキャリアアドバイザーと、企業の人事とやり取りする採用プロジェクトが、転職まで徹底的にサポートしてくれます。

企業から直接オファーを受けることができるスカウトサービスもあります。登録するのはスキルや経験のみで、個人情報は非公開なので、在職中でも安心です。

スカウトサービスの場合、面接確約オファーが届くこともあります。転職活動を効率的に進めることができるでしょう。

運営会社 パーソルキャリア株式会社
主なサービス(機能)
  • 求人検索
  • エージェントサービス
  • 転職サポートツール
公開求人数※2022年1月27日時点 120,997件
対応エリア 全国

出典:doda

パソナキャリア

パソナキャリア

おすすめポイント
  • パソナ独自の転職ノウハウで転職をサポート
  • 保有している求人のうち70%が非公開求人
  • 非公開求人を多数保有している

人材派遣会社をはじめとするサービスを提供する株式会社パソナの転職エージェントサービスが、パソナキャリアです。

保有している求人のうち7割は非公開求人のため、経験や希望に合った求人を提案してもらうことができます。

 パソナ独自のノウハウや情報に基づいて、成功の可能性が高い求人を提案してくれます。

応募書類の添削や模擬面接などにより、転職成功への精度を高めるサポートも充実しており、転職活動をスムーズに進めることができるでしょう。

コンサルティング向上に取り組んでおり、アドバイザーの質の高さに定評があります。

運営会社 株式会社パソナ
主なサービス(機能)
  • 求人検索
  • エージェントサービス
  • 転職サポートツール
公開求人数※2022年1月27日時点 39,312件
対応エリア 全国

出典:パソナキャリア

よくある質問

秘書を目指す人におすすめの転職エージェントは?
リクルートエージェント、マイナビエージェント、doda、パソナキャリアがおすすめです。これらは取り扱っている求人数が多く、サポート体制も充実しています。
秘書の仕事内容は?
秘書は立場のある人をサポートする仕事です。具体的には、スケジュール管理や電話、メール、手紙、挨拶状への対応、資料作成、書類管理等です。
秘書に転職するメリットは?
ビジネスの第一線で働く人をそばでサポートができることです。必然的に、他社や他業界の重要ポストとも言葉を交わす機会があります。
秘書に必要なスキルは?
ビジネスマナーやコミュニケーション能力、事務処理スキルが求められます。外資系企業の場合は、語学力も求められます。
秘書に必要な資格や検定は?
秘書になるために必要な資格はありません。しかし、秘書検定やCBS検定、ビジネス実技マナー検定などを持っていると、強い武器になるでしょう。
未経験からでも秘書になれるのか?
秘書の求人は少ない上に、正社員秘書は経験者が優遇されることがほとんどです。よって、未経験から秘書になることは難しいです。
未経験から秘書への転職を成功させるポイントは?
はじめから秘書に就く人は多くありません。まずは、事務や部署アシスタントを忠実にこなすことで、秘書として適性が判断され異動するというのが基本ルートです。

まとめ

今回は、転職して秘書を目指す方法をご紹介しました。

役職者をサポートする仕事である秘書は、求人数もそう多くありません。また、すぐに秘書として採用されるケースは少ないため、職先として探すのは、難易度が高いでしょう。

非公開求人を多数保有する転職エージェントを活用して、秘書になるためのステップを上っていきましょう。

秘書を目指すためのスキル習得の機会は、秘書以外の仕事の中にもたくさんあるはずです。基本的な業務スキルの向上や周りへの配慮を重ねて、ぜひ希望を叶えてください。

・本記事の内容は、本記事内で紹介されている商品・サービス等を提供する企業等の意見を代表するものではありません。
・本記事の内容は、本記事内で紹介されている商品・サービス等の仕様等について何らかの保証をするものではありません。本記事で紹介しております商品・サービスの詳細につきましては、商品・サービスを提供している企業等へご確認くださいますようお願い申し上げます。
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